Zo nu en dan komt er iets nieuws voorbij dat de hele evenementenbranche op zijn kop zet. Toen de eerste betaalbare videosystemen op de markt kwamen vonden veel diaprojectors al snel een plekje in de vuilcontainer. En toen het internet haar opwachting maakte sprong iedereen over elkaar heen om als eerste in te loggen.
Nu leven we voor ons gevoel al een eeuwigheid comfortabel met HD video, supersnel internet en alomtegenwoordige sociale media. We vergeten daardoor makkelijk hoeveel de wereld in de afgelopen decennia veranderd is.
Wanneer heeft u voor het laatst gescholden op uw smartphone toen deze even geen verbinding kon maken? U weet wel, dat magische kastje dat in uw broekzak past waarmee u toegang heeft tot alle mensen die u kent en alle kennis van de mensheid? Precies.
We zijn iets te gewend geraakt aan deze verwennerij. Als je altijd maar reikhalzend staat uit te kijken naar de volgende grote innovatie zie je heel makkelijk de kansen die voor je neus liggen over het hoofd. Dat is hoe hybride evenementen ineens uit het niets ten tonele konden verschijnen: ze waren zo voor de hand liggend, zo vanzelfsprekend, dat de meeste mensen zich niet realiseerden dat ze nog uitgevonden moesten worden.
Hoe het allemaal begon
Als je een product lanceert of een congres organiseert kun je niet de hele wereld uitnodigen. Dat is logisch. Je kunt er ook van uitgaan dat een deel van de bezoekers er om een of andere reden niet bij kan zijn, hoe graag ze ook willen. Dat is ook logisch. En als het een exclusief evenement is weet je van tevoren al vrijwel zeker dat er meer animo dan plek zal zijn. Jammer, maar waar – zelfs de grootste fans moeten weleens een evenement missen.
Alleen dat is tegenwoordig simpelweg niet meer waar. Het internet is nu veel meer dan een groepje zakelijke billboards langs een digitale snelweg. En dat is al heel lang zo! Zelfs social media, ooit de hoeksteen van de revolutionaire Web 2.0 golf, is inmiddels al ‘oud’. Dus het is helemaal niet zo gek dat hybride evenementen zo populair geworden zijn. Mensen verwachten dat ze ook vanaf een afstandje mee kunnen doen, dus evenementen die dat soort online participatie en interactie mogelijk maken doen het vanzelfsprekend beter.
Maar wat is een hybride evenement nu precies?
Elk evenement dat zowel offline als online deelnemers en bezoekers heeft is een hybride evenement. Verzorgt u voor de buitenwereld een livestream van de keynote speech? Dan is het een hybride evenement. Maakt u gebruik van webcasting om het hele congres te delen? Dan is het een hybride evenement. Zelfs als u voor het evenement alleen een Facebookpagina en een Twitter feed opzet is het nog steeds hybride. Je kunt in principe ieder evenement hybride maken door het in een of andere vorm online toegankelijk te maken.
Maar er zit een groot verschil tussen voldoen aan de definitie en voldoen aan de gedachte erachter.
De anatomie van oprechte hybride evenementen
Als u wilt dat een evenement een verpletterende indruk maakt op de gasten moet u ervoor zorgen dat alle details kloppen. De lichten, het geluid, de presentaties, de aankleding en inrichting van de zalen – alles moet goed samenkomen. Iedere bezoeker zal een optimale ervaring moeten krijgen. We willen ons immers allemaal weleens bijzonder voelen.
Om evenementen te organiseren die oprecht hybride zijn hoeft u maar één klein ding te doen: investeer gewoon dezelfde hoeveelheid zorg en aandacht in de online voorzieningen.
Als u wilt dat mensen van veraf meedoen aan uw evenement zult u de rode loper uit moeten rollen. Er zijn immers genoeg andere dingen die uw virtuele bezoekers online kunnen doen. Ze hoeven niet met een haperende livestream of een streng gefilterd social media platform opgescheept te blijven zitten; er zijn immers elders ook gewoon heel veel kattenplaatjes om te bewonderen.
Geef dus een duidelijk signaal af dat u de online beleving van uw bezoekers serieus neemt. Laat aan de mensen zien dat u het op prijs stelt dat ze deelnemen en help hen om dit te doen, ongeacht of ze nu fysiek aanwezig zijn of niet. Moedig online discussies aan, deel filmpjes en gespreksonderwerpen zo vrij als u kunt en gooi waardevolle comments en kritische feedback tijdens het event ook echt in de mix. Doe alles wat u kunt om ervoor te zorgen dat uw online publiek zich echt onderdeel van uw hybride evenementen kan voelen.
Technology is de sleutel tot succes
Het moge duidelijk zijn dat technologie een sleutelrol speelt bij het slagen van hybride evenementen. Er moeten geen barrières zijn die online participatie in de weg staan, of het nu gaat om de fysieke bezoekers of de virtuele. Iedereen moet kunnen rekenen op een volledig doordachte online ervaring.
Dat betekent dat alle IT-oplossingen goed geregeld moeten worden, van uw presentatiebeheer op de locatie tot de livestreams en de integratie met sociale media. Dit lijkt misschien veel werk, maar het gebruik van hybride technieken op uw evenementen kan het bereik tot wel 10 keer zo groot maken – zeker de moeite waard, dus. En als u niet weet waar u moet beginnen, dan helpen ACS en Eventresult u natuurlijk graag verder.
