AV in monumentale ruimtes – Een interview met Heirloom (exploitant van 3de plaats winnaar National Meeting Award, Paushuize in Utrecht)

Jurriën van de Wiel (Marketing & Communicatie, ACS)

De jury van de Nationale Meeting Award zei het volgende over Paushuize Utrecht:

“Een monumentaal pand met veel daglicht. De locatie beschikt over klassieke en high-end stijl ingerichte zalen, biedt veel diversiteit en is bovendien prachtig gerestaureerd. Het contact is warm en klantvriendelijk.”

1. Jurrien: Wat maakt Paushuize volgens jullie zo’n unieke meeting- en evenementen locatie?

Elize: Paushuize is een 16^e -eeuws stadspaleis, gebouwd voor de enige paus die Nederland ooit heeft gehad. Het pand heeft 16 ruimtes, verspreid over vier verdiepingen. Iedere verdieping heeft een andere uitstraling waardoor er altijd een ruimte die passend is bij de bijeenkomst. Paushuize is gelegen in het hart van het historische centrum van Utrecht, met uitzicht op de Domtoren. Bovendien is  Paushuize sinds de renovatie in 2011 een van de duurzaamste monumenten van Nederland. Onze product- en dienstverlening is op alle onze locaties van het hoogste niveau. We willen er voor zorgen dat iedere gast zich thuis voelt, persoonlijke aandacht en maatwerk zijn daarbij de kernwoorden.

2. Jurrien: Welke rol speelt AV in dat verhaal?

Elize: Voor vrijwel alle bijeenkomsten is er een vorm van AV-ondersteuning gewenst, of het nu gaat om een uitgebreide presentatie met beeld en geluid bij een groot congres, of achtergrondmuziek bij een diner. Hierin willen we onze gasten graag ontzorgen; we denken graag met hen mee over hoe hun wensen het beste uitgevoerd kunnen worden.

3. Jurrien: Wat is het belang van goede AV voor jullie klanten?

Elize: Een bijeenkomst bestaat uit veel verschillende aspecten die een het succes ervan bepalen. De locatie, service en de verzorging van de inwendige mens zijn daarin zeer belangrijk. Maar dat kan allemaal teniet worden gedaan als het geluid niet in orde is, de presentatie hapert of het scherm niet goed zichtbaar is. Goede AV is een absolute voorwaarde voor een geslaagde bijeenkomst.

4. Jurrien: Jullie overkoepelende organisatie Heirloom heeft in totaal drie locaties; allemaal monumentale panden, waarbij we ook veel samenwerken in de Geertekerk. Zijn er dingen waar een audiovisueel leverancier bij een monumentaal pand extra rekening mee dient te houden?

Elize: Voor Paushuize (maar ook voor de Geertekerk en Huize Molenaar, onze andere locaties) geldt dat er maar in zeer beperkte mate apparatuur geïntegreerd kan worden in de ruimtes. Dat zou de monumentale uitstraling zeer verstoren. Dat betekent dat we veel gebruik maken van mobiele opstellingen. Daarbij kijken we altijd naar hoe de ruimte zo optimaal mogelijk kan worden benut en hoe we dit het mooiste kunnen doen. Dat is vaak een uitdaging omdat een monument kwetsbaarder is dan hedendaagse locaties. Je kunt op een houten, monumentale vloer bijvoorbeeld geen rails voor een camera leggen.

5. Jurrien: Hoe vinden jullie dat ACS hiermee omgaat?

Elize: Ons vaste aanspreekpunt van jullie organisatie, Jaap, denkt altijd met ons mee, is eerlijk over de mogelijkheden en kijkt naar alternatieven. De medewerkers van ACS die in onze panden werken gaan altijd zorgvuldig te werk en zorgen er voor dat onze gasten zich goed ondersteund voelen tijdens hun bijeenkomst.

Elize Aal (Marketing & Evenementenplanner, heirloom)

1. Elize: Wat is de grootste uitdaging voor jullie voor een partij in een monumentaal pand?

Jurrien: Monumentale panden staan vaak op bijzondere locaties. Als AV-leverancier brengt dat extra uitdagingen met zich mee als het gaat om bijvoorbeeld het laden en lossen en geluidsnormen. Techniek in monumentale ruimtes vraagt dus echt om maatwerk. Denk aan stroomvoorzieningen die anders zijn, hangpunten die ontbreken waardoor alles met truss de lucht in moet en het niet mogen aftapen van kabels die over de vloer lopen.

  2. Elize: Hoe bereiden jullie je voor op een evenement in een monumentaal pand? Is dat anders dan in een loods of een nieuw pand?

Jurrien: In principe niet anders dan normaal. Het is van belang dat we van te voren weten met welke randvoorwaarden we rekening dienen te houden, zodat we tijdig ons personeel extra instructies kunnen geven. Zeker als het gaat om voorzichtigheid die geboden is op de desbetreffende locatie.

3. Elize: Wat is de tofste/mooiste/gaafste productie die jullie in een monument hebben verzorgd?

Jurrien: In het afgelopen jaar is er wat ons betreft een klus die er in dat opzicht uitspringt, namelijk de opdracht voor een internationale investeringsmaatschappij in de Gashouder, Amsterdam. Tevens ook de grootste klus ooit qua omzet voor onze Nationale Vestigingen.

Showcase >

4. Elize: Welke tips geven jullie onze en andere congreslocaties mee voor de toekomst?

Jurrien: Blijf innoveren, blijf je personeel scholen op het gebied van AV. Alleen op die manier kun je als locatie de klant het beste advies geven en zo weet je ook wat er in de markt te krijgen is. Maak hiervoor gebruik van de gratis sales- en operatietrainingen die ACS te bieden heeft aan vaste partners.

Voorderest adviseren we jullie om zoveel mogelijk vast te houden aan jullie kernwaarden. Het is niet voor niks dat de jury jullie tot derde plaats binnen de categorie grote meeting- en eventlocaties zijn beoordeeld.

5. Elize: Hoe ziet jullie werk er over 5 jaar uit? (wat is het grootste verschil met nu?)

Jurrien: ACS verwacht dat door de coronacrisis de ontwikkelingen op het gebied van online diensten nog sneller zullen gaan.  Hoewel live-evenementen nooit helemaal zullen verdwijnen, zullen digitale oplossingen over vijf jaar steeds meer en breder worden ingezet. Dat houdt in dat we onze klanten tegen die tijd steeds meer op een andere manier zullen adviseren en faciliteren. En dat heeft uiteraard zijn effect op alle afdelingen binnen de organisatie, van inkoop tot marketing.

In deze onzekere periode weten wij in ieder geval een ding heel zeker: wij hopen nog heel lang met Heirloom en haar verschillende locaties samen te werken. Onze wens is om in de toekomst steeds vaker klanten op jullie locaties te introduceren en faciliteren. En deze award zal dat alleen maar makkelijker maken voor ons. Nogmaals proficiat, ook aan de andere winnaars en genomineerden!